Jak przetwarzamy dane Klientów, Kontrahentów i ich Pracowników/Współpracowników

Wersja 1.0 / Data obowiązywania: 25 maja 2018 r.

Kto jest administratorem Pani/Pana danych osobowych?

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Pani/Pana dane osobowe, jest Omega IT Consulting s.c.  (dalej zwana: „OMEGAITC”) z siedzibą 01-102 Warszawa, ul. Jana Olbrachta 23B/141, NIP  527-256-16-95. Adresem biura i adresem korespondencyjnym OMEGAITC jest ul. Jagiellońska 88, 00-992 Warszawa, Może się Pan/Pani skontaktować z Administratorem, wykorzystując wskazane powyżej dane kontaktowe.

Z kim może się Pani/Pan skontaktować, aby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu swoich danych osobowych przez Spółkę?

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych może Pan/Pani kontaktować się drogą elektroniczną na adres e-mail: dane.osobowe@omegaitc.pl bądź wysyłając pisemne zgłoszenie na adres korespondencyjny Administratora.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przez Spółkę?

Spółka przetwarza Pani/Pana dane osobowe głównie w celu:

  • zawarcia i wykonania umowy z Panią/Panem, w tym również z podmiotem, który Pani/Pan reprezentuje – wraz z uwzględnieniem istnienia konieczności podjęcia odpowiednich czynności przed zawarciem umowy, w szczególności przedstawienia oferty z możliwością złożenia zamówienia/zapytania oraz negocjowania warunków umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) Rodo tj. podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. f) Rodo tj. prawnie uzasadniony interes jakim jest komunikacja z osobami kontaktowymi w zakresie realizacji umowy).
  • dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) Rodo tj. prawnie uzasadniony interes jakim jest podjęcie działań o charakterze windykacyjnym). Pani/Pana dane osobowe mogą być również przetwarzane w ramach prawnie uzasadnionego interesu OMEGAITC (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit f) Rodo) jakim jest:
  • umieszczenie Pani/Pana w wewnętrznej bazie kontrahentów prowadzonej przez OMEGAITC, co umożliwia OMEGAITC pozostawanie z Panią/Panem w kontakcie oraz składanie Pani/Panu w przyszłości kolejnych ofert współpracy;
  • prowadzenie marketingu bezpośredniego;
  • przeprowadzanie audytów.

W zakresie przetwarzania Pani/Pana danych w celu dokonania rozliczeń z właściwymi organami oraz archiwizacji tych dokumentów podstawę prawną przetwarzania stanowią przepisy prawa, w tym przepisy Ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości.

Czy musi Pani/Pan podać Spółce swoje dane osobowe?

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem zawarcia i wykonania umowy, i wynika z właściwych przepisów prawa. W przypadku niepodania przez Panią/Pana wymaganych danych osobowych, podjęcie współpracy z Panią/Panem lub z firmą, którą Pani/Pan reprezentuje, nie będzie możliwe.

Jakie ma Pani/Pan uprawnienia wobec OMEGAITC w zakresie przetwarzanych danych?

Wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych ma Pani/Pan prawo do:

  • dostępu do danych;
  • sprostowania danych;
  • sprzeciwu – wniesienie w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania powierzonych danych (uprawnienie będzie miało zastosowanie w przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu administratora lub w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym);
  • cofnięcia zgody – wycofanie zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (uprawnienie będzie miało zastosowanie tylko w przypadku przetwarzania realizowanego na podstawie zgody);
  • ograniczenia przetwarzania danych;
  • przeniesienia danych.

Ma Pani/Pan również prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez OMEGAITC do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193, Warszawa).

W jakich sytuacjach może się Pani/Pan sprzeciwić wobec przetwarzania Pani/Pana danych?

Ma Pani/Pan prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych, gdy:

  • przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, i/lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez Pani/Pana szczególną sytuację;
  • Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego.

Komu OMEGAITC udostępnia Pani/Pana dane osobowe?

Spółka może udostępnić Pani/Pana dane osobowe:

  • osobom zaangażowanym we współpracę z Panią/Panem – w zakresie bezpośrednio wynikającym z charakteru usług świadczonych przez OMEGAITC w relacji pomiędzy Panią/Panem, Pani/Pana pracodawcą lub podmiotem, który Pani/Pan reprezentuje a OMEGAITC;
  • właściwym organom państwowym (w szczególności organom podatkowym) na potrzeby dokonania stosownych rozliczeń, w przypadku konieczności dochodzenia lub obrony roszczeń, a także w innych przypadkach, w których Spółka jest do tego zobowiązana na podstawie przepisów prawa, w zakresie bezpośrednio wynikającym z tych przepisów;
  • podmiotom wspierającym proces świadczenia usług przez OMEGAITC, np. inżynierom, technikom, programistom, kierowcom, kurierom współpracującym z OMEGAITC;
  • podmiotowi świadczącemu usługi z zakresu księgowości, doradztwa podatkowego i obsługi prawnej.

Jak długo OMEGAITC przechowuje Pana/Pani dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe związane z wykonywaniem umowy będą przechowywane przez okres trwania tej umowy, natomiast po jej zakończeniu:

  • dane przetwarzane dla celów rozliczeń podatkowych i księgowych przechowywane będą przez okres 5 lat po zakończeniu roku, w którym miało miejsce zdarzenie finansowe;
  • w przypadku powstania po stronie OMEGAITC uzasadnionego przypuszczenia, iż może zaistnieć konieczność dochodzenia lub obrony roszczeń, albo udowodnienia praw majątkowych, dane będą przechowywane przez czas do przedawnienia roszczeń lub przez okres trwania postępowania sądowego, uwzględniając okres egzekwowania wykonania wyroku, albo przez okres trwania autorskich praw majątkowych wynikających z Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, o ile taki przypadek ma miejsce.

Pani/Pana dane osobowe znajdujące się w bazie kontrahentów prowadzonej przez OMEGAITC, przechowywane będą przez okres 5 lat po zakończeniu roku, od daty ostatniej współpracy. Po upływie tego terminu, Pani/Pana dane zostaną usunięte.

Czy Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane do państw trzecich?

Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego w razie, gdyby okazało się to konieczne dla wykonywania przez Panią/Pana obowiązków wynikających z zawartej z Panią/Panem umowy, w zakresie niezbędnym dla realizacji tych obowiązków (np. w przypadku konieczności odbycia przez Panią/Pana wyjazdu do państwa nienależącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego). W takim przypadku przekazanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie przesłanki niezbędności dla wykonania zawartej z Panią/Panem umowy.

W innych przypadkach Pani/Pana dane nie będą przekazywane do państw trzecich.

Czy na podstawie Pani/Pana danych będą podejmowane zautomatyzowane decyzje?

Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym na podstawie otrzymanych od Pani/Pana danych osobowych nie będzie dokonywane profilowanie, rozumiane jako wyłącznie zautomatyzowane przetwarzanie Pani/Pana danych, które polega na ich wykorzystaniu do oceny niektórych czynników Pani/Pana dotyczących, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów Pani/Pana pracy, Pani/Pana sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.